Проверка лицензий и подписок: где бизнес теряет деньги 

Во многих компаниях ИТ-бюджет вырос за счет подписок и лицензий, которые уже мало кто помнит и почти никто не контролирует. Подписки оплачивались под пилоты, временные задачи, тесты, но списания продолжаются годами. На фоне санкций и перехода к российскому программному обеспечению ситуация усложнилась: часть сервисов работает нестабильно, условия продления меняются, а риск потери доступа к данным растет.

Руководству нужен понятный ответ на простой вопрос: сколько бизнес тратит на программное обеспечение и какие из этих расходов действительно оправданы. Аудит лицензий и подписок помогает получить такую картину, убрать лишние траты и выстроить управляемый цикл работы с ИТ-активами.

Большинство лишних расходов появляется не за один день. Разные подразделения подключают свои сервисы, ИТ-команда ведет учет в таблицах, подписки оформляются на личные аккаунты сотрудников. В результате компания годами поддерживает набор лицензий, который уже не соответствует реальной архитектуре ИТ-среды. Руководство видит общий счет, но не видит структуры.

Основные источники потерь:

• Подписки, подключенные под разовые проекты и оставшиеся в режиме автопродления
• Лицензии, которые покупались «с запасом» и больше не используются
• Дублирующиеся решения с одинаковым функционалом в разных подразделениях
• Зарубежные сервисы, которые сформировали зависимость до введения санкций

Своевременная проверка лицензий и подписок превращает эти размытые расходы в управляемые статьи бюджета, по которым можно принимать конкретные решения.

После введения ограничений многие иностранные поставщики поменяли условия доступа к продуктам и способам оплаты. Одни сервисы стали недоступны, другие формально работают, но оплата через российские банки вызывает сложности. Параллельно компании начали внедрять отечественное ПО, часто в ускоренном режиме.

В инфраструктуре возникли параллельные контуры: часть сотрудников продолжает работать в зарубежных сервисах, другая часть перешла на российские решения. Списания по подпискам идут по разным договорам и счетам, а единая картина отсутствует. В таких условиях аудит лицензирования помогает: формируется реестр используемых решений, выделяются функции, которые уже покрыты российским ПО, и оценивается, какие подписки можно отключить без ущерба для процессов.

Во многих организациях нет единой политики по работе с подписками. Закупки программного обеспечения распределены между ИТ, бизнес-подразделениями, офисами в разных регионах. Формально за все отвечает ИТ-служба, но фактический контроль размыт.

Типовые признаки такой ситуации:

• Отсутствие единого реестра лицензий и подписок
• Разные форматы договоров и сроков действия у каждого поставщика
• Часть подписок оформлена на сотрудников, а не на организацию
• Доступ к административным консолям есть у ограниченного числа людей

Аудит в таком контуре позволяет собрать информацию, выровнять правила работы с подписками и перевести управление лицензиями в понятный процесс, закрепленный в регламентах.

Наибольшее число «избыточных» подписок обнаруживается там, где закупки происходили точечно и без единой архитектурной картины. Маркетинг, продажи, HR, проектные офисы активно используют облачные сервисы, и каждая команда выбирает свой набор инструментов.

Чаще всего аудит выявляет:

• Подписки на зарубежные сервисы, для которых уже подобраны отечественные аналоги
• Лишние места в корпоративных планах, которые когда-то покупались «с запасом»
• Дублирующие решения для чатов, видеосвязи, управления задачами и документооборота
• Платные модули, функционал которых в реальности не задействуется

Компании получают быстрый эффект, когда перераспределяют лицензии между пользователями, отключают неиспользуемые модули и переводят часть задач на единые корпоративные платформы.

Аудит лицензий выступает не разовым действием, а элементом практики управления ИТ-активами. После инвентаризации и первичной оптимизации у бизнеса появляется база для планирования. Финансовый блок получает прозрачные данные, ИТ-руководитель видит, какие решения действительно поддерживают стратегические цели.

Когда аудит лицензий и подписок проводится регулярно, компания:

• Удерживает ИТ-бюджет в понятных границах
• Снижает зависимость от зарубежных поставщиков
• Ускоряет переход на российское программное обеспечение
• Сокращает время на согласование новых закупок

Такая практика напрямую поддерживает отказоустойчивость и управляемость инфраструктуры, особенно в распределенных структурах с несколькими офисами и дата-центрами.

Первый шаг любого аудита лицензий – сбор данных. Команда анализирует договоры, платежные документы, данные из учетных систем и панелей управления поставщиков. Важно охватить не только «большие» корпоративные системы, но и подписки на SaaS-сервисы, которые используются отдельными подразделениями.

Обычно процесс инвентаризации включает:

• Сбор перечня всех поставщиков программного обеспечения и облачных сервисов
• Выгрузку активных лицензий и планов из административных консолей
• Сопоставление информации из бухгалтерии с данными поставщиков
• Определение владельцев подписок и ответственных за продление

После завершения инвентаризации компания получает наиболее полный список лицензий и подписок, который можно использовать как основу для оптимизации и импортозамещения.

Проверка лицензий и подписок дает возможность выстроить переход к российскому ПО как управляемый проект, а не набор разрозненных инициатив. По каждому классу решений можно сопоставить текущие расходные позиции и возможные сценарии замены.

Практика показывает, что удобнее двигаться по продуктовым группам: офисные пакеты, почта и коммуникации, системы совместной работы, CRM и ERP, решения для ИБ. По каждой группе определяется: где используются зарубежные продукты, какие российские аналоги готовы закрыть функционал и как выглядит план миграции. Такой подход позволяет снизить риски потери данных, выстроить график работ и синхронизировать миграцию с окончанием текущих подписок.

Когда аудит лицензий и подписок завершен, важно перевести выводы в измеримые показатели. Руководство проще принимает решения, если видит цифры, а не только перечень продуктов.

В отчет попадают ключевые показатели:

• Общая сумма ежегодных расходов на программное обеспечение и подписки
• Объем потенциальной экономии после отключения лишних и дублирующих подписок
• Уровень зависимости от иностранных вендоров в разрезе продуктовых групп
• Доля решений, по которым уже выбраны российские альтернативы

Дальше показатели включаются в регулярную отчетность по ИТ-активам, а аудит повторяется через заданный период как часть цикла управления ИТ-инфраструктурой.

Многим компаниям сложно выделить отдельную команду под такой проект: ИТ-служба загружена текущими задачами, а финансовый блок фокусируется на контроле общих статей затрат. В такой ситуации удобнее привлечь внешних консультантов, которые уже имеют методологию аудита и готовые шаблоны отчетности.

В рамках услуги по ИТ-аудиту специалисты Zerobit берут на себя инвентаризацию программного обеспечения, анализ подписок, поиск дублирующих решений и подготовку предложений по оптимизации. Дополнительно команда помогает сформировать единые правила работы с лицензиями, увязать аудит с проектами по импортозамещению и включить контроль подписок в регулярные процессы управления ИТ. Благодаря этому бизнес получает не только разовый отчет, а устойчивую практику работы с лицензиями программного обеспечения.